Événement éco-responsable pour la réunion annuelle des cadres d’Agropur
| Region(s) | Québec, Canada |
|---|---|
| In domains | Approvisionnement renouvelable, Bonne gestion, Optim Ressources conseil en développement durable, Secteur agro-alimentaire |
| Participants | Optim Ressources, Conseil en développement durable |
La réunion annuelle des gestionnaires d’Agropur d’octobre 2008 s’est déroulée à l’Hôtel Marriott de Montréal et regroupait environ 160 personnes, venant de différentes régions du Canada et des États-Unis. La journée se déroulait intégralement à l’hôtel et comportait 3 repas (déjeuner, dîner, souper) ainsi qu’une succession de conférences en salle.
Le thème principal de la journée était le développement durable. L’entreprise a donc décidé d’organiser un événement écoresponsable et, si possible, carboneutre.
Le programme de la journée et le lieu étaient déjà choisis. Il était cependant possible de travailler avec l’hôtel pour connaître les mesures déjà en place, en instaurer de nouvelles et ajuster les menus. Il était également possible de calculer et compenser les émissions de GES, de diminuer la consommation de papier et de cadeaux et de sensibiliser les participants.
Optim Ressources est accrédité et travaille en collaboration avec le Conseil Québécois des Événements Écoresponsables (www.evenementecoresponsable.com) pour mener ce type de prestation d’accompagnement.
Une analyse détaillée des différentes composantes de la réunion (lieu, alimentation, transport, énergie, cadeaux, décoration, actions de communication, etc.) a été faite avec l’organisatrice d’Agropur afin d’identifier les actions les plus signifiantes.
L’hôtel a été contacté pour identifier les mesures en place et les possibilités de mettre en place de nouvelles initiatives.
Enfin, trois priorités ont été choisies pour l’événement, tenant compte des contraintes liées au lieu de la réunion, de la culture d’entreprise et des attentes fortes des gestionnaires :
1. réduire la consommation de ressources et les déchets, en réduisant les emballages, en recyclant et en redistribuant les excédents alimentaires
2. réduire et compenser les émissions de gaz à effet de serre produites par les transports des participants
3. consommer de façon responsable, en donnant la priorité aux produits alimentaires locaux ou équitables, nécessitant moins de transport et contribuant à l’économie canadienne ou des pays en développement
Les participants ont été prévenus à l’avance puis informés des mesures prises tout au long de l’événement.
Changer les façons de faire en respectant la culture d’entreprise
Un événement écoresponsable doit d’abord répondre aux objectifs et critères fixés par son organisateur. Dans ce cas, il devait être prestigieux, éducatif et donner une excellente image de l’employeur. Certaines habitudes alimentaires ne pouvaient être changées, le lieu devait être haut de gamme, ces critères étant bien ancrés dans la culture d’entreprise. En revanche, des mesures significatives mais discrètes (moins d’impressions, pas de bouteilles d’eau, viande locale, etc.) sont un excellent moyen d’améliorer le bilan DD de l’événement, en démontrant aux participants qu’elles ne diminuent pas sa qualité, et en posant les bases de choix plus radicaux pour les années suivantes.
Engager les partenaires, notamment le lieu d’accueil de l’événement
Une réunion de ce type est soumise à des contraintes importantes liées au lieu d’accueil, qui possède ses propres politiques, façons de faire et aménagements. Il est donc fondamental de valoriser les actions existantes du partenaire et en identifier de nouvelles qui lui apporteront des bénéfices, soit en terme d’image, de développement de compétences, etc. Certaines mesures, comme la récupération des résidus alimentaires, peut être plus longues à mettre en place et ne le seront pas à temps pour l’événement. Cependant, il est important de créer un dialogue entre l’hôtel et un organisme de récupération pour jeter les bases d’une collaboration future.
Les mesures suivantes ont été mises en place :
1. Minimisation et récupération des déchets
• Eau, jus et autres boissons (y compris lait et crème) servis en carafe
• Impressions de documents minimum et utilisation de papier recyclé et d’encres écologiques, pas d’impression du menu ni du programme
• Récupération des cocardes en fin de journée
• Utilisation exclusive de vaisselle réutilisable
• Bacs de recyclage du papier, du plastique et de l’aluminium disponibles dans chacune des salles
• Don des excédents alimentaires éventuels à un organisme spécialisé ou aux employés de l’hôtel
2. Réduction et compensation des émissions de GES
• Encouragement du covoiturage pour les participants du Québec
• Choix d’un lieu de réunion au centre-ville et hébergement sur place
• Calcul puis compensation des émissions de transport *
3. Consommation responsable
• Menu révisé spécifiquement pour pouvoir offrir des aliments locaux ou au moins nord-américains, du cidre du Québec et des jus de pomme et canneberge du Québec
• Thé, café et sucre équitables
• Cadeau d’entreprise fait de matériaux recyclés
4. Sensibilisation au DD
• Le thème de la réunion annuelle portant sur le DD, plusieurs conférenciers spécialisés avaient été invités pour présenter leurs réalisations.
• Dans son intervention d’ouverture, le maître de cérémonie a présenté l’importance des mesures de DD prises pour la journée.
• Un panneau listant les mesures écoresponsables était affiché à l’entrée de la salle et la communication post-réunion a tenu les participants au courant des résultats
• Les participants ont été informés des mesures de compensation des GES à la suite de l’événement
* En ce qui concerne la compensation des émissions de GES, une grande partie des participants devait prendre l’avion pour se rendre à Montréal. D’autres pouvaient co-voiturer depuis quelques villes du Québec. Deux approches ont donc été choisies :
- les participants du Québec ont été encouragés à se regrouper
- les émissions ont été calculées lors de l’événement puis compensées
Le choix de l’organisme devait répondre à plusieurs critères importants pour Agropur : le projet bénéficiant des fonds devait se trouver au Canada et porter sur l’amélioration de l’efficacité énergétique. Plusieurs organismes ont été contactés et CarbonZero a été choisi pour un projet d’efficacité énergétique sur des logements à loyer modérés au Québec.
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